Power Query : nettoyer un grand livre

Un export de grand livre arrive rarement avec un mot d’avertissement. Il s’ouvre, les colonnes sont là, les montants aussi — et pourtant la somme est fausse. C’est le sujet de cette deuxième fiche.

On travaille dans Excel, éditeur Power Query, sur les deux fichiers de cette partie. Si ce n’est pas déjà fait, ouvrez d’abord les fondamentaux : le vocabulaire et les quatre zones de l’éditeur y sont posés.

grand_livre_2026_brut.csv plan_comptable.csv

Les huit défauts, et pourquoi on ne les corrige pas à la main

Le fichier contient volontairement huit catégories de défauts. Vous devez les retrouver, pas les croire sur parole :

1. Montants en texte : Débit et Crédit sont écrits 12 500,00 — espace de milliers, virgule décimale.
2. Formats de date mélangés : 27 lignes en 15/01/2026 et 2 lignes en 2026-01-18 (pièce AC-2026-011).
3. Casse incohérente : vente client alpha, ACHAT MATIERES PREMIERES, VENTE CLIENT gamma…
4. Espaces doubles dans « Reglement client  ALPHA » et « loyer  avril ».
5. Doublon exact : AC-2026-019, compte 606100, 1 450,00 au débit, saisi deux fois.
6. Pièce déséquilibrée : VE-2026-007, 4 400,00 au débit et 4 000,00 au crédit.
7. Ligne sans montant : BQ-2026-014, ni débit ni crédit.
8. Comptes absents du plan : 627000 et 281000.

L’état initial est un fichier brut de 29 lignes : le total des débits s’élève à 107 735,50 €, tandis que le total des crédits s’élève à 105 885,50 €. Il y a donc un écart de 1 850,00 €. Cet écart se décompose exactement en 1 450,00 €, correspondant au doublon, et 400,00 €, correspondant à la pièce déséquilibrée. Ces deux montants à retenir serviront de fil rouge.

Corriger ces défauts manuellement dans Excel prend au moins vingt minutes. Et la semaine prochaine, le mois prochain ou l’année prochaine, il faudra recommencer, sans réelle traçabilité des étapes effectuées. C’est précisément ce que Power BI permet d’optimiser : automatiser le traitement, fiabiliser les données et rendre le processus reproductible.

Exemple 1 — importer sans rien casser

Énoncé

Le service comptable vous transmet l’export CSV du grand livre 2026. Chargez-le dans Excel de façon à calculer des totaux justes, sans toucher au fichier reçu.

La marche à suivre

1. Excel → Données → Obtenir des données → À partir d’un fichier → À partir d’un fichier Texte/CSV.
2. Sélectionner grand_livre_2026_brut.csv.
3. Dans l’aperçu, trois champs à vérifier avant tout le reste : origine 65001 : Unicode (UTF-8), délimiteur Virgule, et détection des types → Ne pas détecter les types de données.

Refuser la détection des types n’est pas de la méfiance gratuite. Power Query lit les nombres avec la convention de votre système ; sur un fichier français, il transforme volontiers 12 500,00 en 1 250 000 ou en Error. Nous poserons les types nous-mêmes, en français.

4. Cliquer Transformer les données. La requête s’appelle grand_livre_2026_brut et porte déjà les étapes Source et En-têtes promus. Si les en-têtes manquent : Accueil → Utiliser la première ligne pour les en-têtes.
5. Renommer la requête GrandLivre, dans le volet de droite, champ Nom.
6. Onglet Affichage : cocher Qualité, Distribution et Profil de colonne, puis basculer le profilage sur l’ensemble du jeu de données.
7. Colonne Debit : Accueil → Type de données → Utiliser les paramètres régionaux… → Nombre décimal, Français (France).

Les 12 500,00 s’alignent à droite ; les cellules vides deviennent null. C’est le signe que la conversion a réussi.

8. Recommencer à l’identique pour Credit.
9. Colonnes Compte, Journal, Piece, Libelle en Texte. Un compte n’est pas un nombre : 401000 ne s’additionne pas, et le texte protège les zéros de tête.
10. Laisser Date en Texte pour l’instant. Deux formats cohabitent ; une conversion naïve produirait des erreurs. C’est l’objet de l’exemple 2.

Reste à mesurer les totaux — et à le faire sans abîmer la requête. C’est le rôle d’une requête de contrôle : une copie jetable, où l’on calcule, on lit, puis on supprime l’étape.

11. Clic droit sur GrandLivre → Dupliquer, renommer Controle_Totaux.
12. Dans cette copie : colonne Debit → Transformer → Statistiques → Somme. Lire la valeur, puis supprimer l’étape. Idem pour Crédit, puis Compter les lignes.
13. Clic droit sur Controle_Totaux → Fermer et charger dans… → Ne créer que la connexion.

14. Accueil → Fermer et charger pour GrandLivre, qui devient un tableau Excel.

Résultat attendu

Mesure	Valeur
Nombre de lignes	29
Total Débit	107 735,50
Total Crédit	105 885,50
Écart Débit − Crédit	1 850,00

Debit et Credit portent l’icône 1,2 — nombre décimal. Compte porte ABC. Debit affiche 1 valeur vide, la ligne BQ-2026-014 ; Credit en affiche 12.

Si le total s’affiche 107735.5, ce n’est qu’un format. Si vous obtenez 1 077 355 ou une colonne pleine d’Error, l’étape 7 a été faite sans les paramètres régionaux : supprimez l’étape Type modifié et recommencez.

Un rappel qui évite une minute d’agacement : tant que l’éditeur est ouvert, le classeur Excel est verrouillé. On charge, on lit les totaux, on revient dans l’éditeur si besoin.

Exemple 2 — dates, libellés, doublon

Énoncé

Le grand livre doit devenir exploitable : une vraie colonne Date, des libellés homogènes, plus de ligne saisie deux fois. Et il faut chiffrer l’effet du doublon sur le total débit.

Deux formats de date dans la même colonne

27 lignes sont au format français, 2 lignes — la pièce AC-2026-011 — au format ISO. Convertir toute la colonne avec une seule convention laisserait des Error sur l’un des deux groupes. On teste donc chaque ligne avant de la lire.

1. Requête GrandLivre, onglet Ajouter une colonne → Colonne personnalisée.
2. Nom : DateReelle. Formule :

if Text.Contains([Date], "/") then Date.FromText([Date], [Format="dd/MM/yyyy", Culture="fr-FR"]) else Date.FromText([Date], [Format="yyyy-MM-dd", Culture="fr-FR"])

3. Type de DateReelle → Date. La barre de qualité doit afficher 100 % Valide, 0 % Erreur.
4. Supprimer l’ancienne colonne Date, renommer DateReelle en Date, la déplacer Vers le début.

Les libellés

1. Colonne Libelle → Transformer → Format → Supprimer les espaces. Cela traite le début et la fin, pas l’intérieur.
2. Pour les doubles espaces internes : Accueil → Remplacer les valeurs, deux espaces vers un seul. Renommer l’étape Espaces doubles réduits.
3. Libelle → Format → Mettre en majuscule chaque mot.

Les libellés du fichier sont saisis sans accents, comme beaucoup d’exports comptables. On corrige la casse et les espaces ; on n’invente pas l’orthographe d’origine.

Le doublon : identifier avant de supprimer

1. Dupliquer GrandLivre → Controle_Doublons.
2. Regrouper par, en mode Avancé : Piece, Compte, Libelle, Debit. Nouvelle colonne NbLignes = Compter les lignes.
3. Filtrer NbLignes > 1. Une seule ligne doit rester : le doublon. Charger en connexion seule.
4. Sur GrandLivre : cliquer dans une cellule pour ne rien sélectionner, puis Accueil → Supprimer les lignes → Supprimer les doublons.

Renommez l’étape Doublon AC-2026-019 supprimé. Dans six mois, c’est cette phrase qui dira pourquoi une ligne a disparu — et « Doublons supprimés » ne le dira pas.

Résultat attendu

Mesure	Avant	Après
Lignes	29	28
Total Débit	107 735,50	106 285,50
Total Crédit	105 885,50	105 885,50
Écart	1 850,00	400,00

La colonne Date va du 15/01/2026 au 30/04/2026, sans erreur. Les libellés sont homogènes : Vente Client Alpha, Achat Matieres Premieres, Reglement Client Alpha.

Reste 400,00 d’écart. Ce n’est pas un défaut de nettoyage : c’est la pièce VE-2026-007, réellement déséquilibrée. Power Query a fait son travail en la laissant visible.

Une anomalie comptable se signale, elle ne se corrige pas en silence dans l’outil de préparation. L’écart de 400,00 reste à l’écran, à dessein.

Exemple 3 — confronter au plan comptable

Énoncé

Vérifier que tous les comptes mouvementés existent dans le plan comptable, et produire la liste des écritures à compte inconnu.

Solution

1. Accueil → Nouvelle source → Texte/CSV → plan_comptable.csv. UTF-8, virgule, ne pas détecter les types. Nommer la requête PlanComptable.
2. Compte en Texte des deux côtés. C’est la condition de la jointure : texte d’un côté et nombre de l’autre, et la fusion échoue en silence, en ne ramenant que des null.
3. Renommer le Libelle de PlanComptable en LibellePlan, pour éviter d’hériter d’un Libelle et d’un Libelle.1 dont on ne saura plus lequel est lequel.
4. GrandLivre → Fusionner des requêtes — et non « comme nouvelles ». Clé : Compte des deux tables. Jointure externe gauche.

5. Déplier la colonne Table : cocher uniquement LibellePlan et Classe, et décocher le préfixe.

6. Filtrer LibellePlan = (null) : ce sont les comptes inconnus. Lire, puis supprimer ce filtre sur GrandLivre.
7. Dupliquer GrandLivre → ComptesHorsPlan, et y refaire uniquement le filtre null. Connexion seule, ou une petite feuille dédiée.

L’ordre compte : on ne mutile pas le grand livre pour produire une liste d’anomalies. Le grand livre reste complet ; l’anomalie part dans sa propre requête.

Résultat attendu

ComptesHorsPlan : 2 lignes.

Pièce	Compte	Libellé	Débit	Crédit
AC-2026-026	627000	Frais Bancaires	185,00
OD-2026-009	281000	Dotation Amortissements T1		2 100,00

GrandLivre conserve ses 28 lignes, enrichies de LibellePlan et Classe, avec null sur ces deux comptes. Ce n’est pas au préparateur d’inventer un compte manquant : ComptesHorsPlan est le support de la remontée, et il tient en une capture d’écran.

Les erreurs qui coûtent une soirée

Symptôme	Cause	Correction
Montants en Error	Nombre décimal sans paramètres régionaux	Refaire avec Français (France)
Totaux × 100	La virgule lue comme séparateur de milliers	Idem
Fusion : que des null	Texte d’un côté, nombre de l’autre	Texte des deux côtés avant de fusionner
Doublons : rien ou trop	Une colonne était sélectionnée	Cliquer une cellule, relancer
Nettoyage perdu à l’actualisation	Fichier source corrigé à la main	Tout se passe dans les étapes
100 % valide à tort	Profil calculé sur 1 000 lignes	Profiler l’ensemble du jeu
Caractères illisibles	Mauvaise origine de fichier	UTF-8 (65001)

Suite : trois exercices, dont la preuve par l’actualisation. C’est là que le travail cesse d’être « fait une fois » et devient « décrit ».

Versions : article rédigé d'après Power BI Desktop, mise à jour d'août 2026 (interface en français). Le même moteur Power Query existe dans Excel pour Windows et pour Mac (Données > Obtenir des données) ; les noms de menus peuvent changer au fil des mises à jour.